Wyzwania przy wdrożeniu systemu magazynowego

 

Rosnąca skala działalności i powiększenie przestrzeni składowania, to niektóre z powodów, dla których firmy decydują się na zakup nowego systemu magazynowego. Kolejnych argumentów dostarczają wymagania rynku, które determinują wzrost złożoności operacji i presji na szybkość realizacji zleceń. Gdy firma nie stosuje oprogramowania magazynowego, albo dotychczasowy system nie jest już wystarczająco wydajny, pojawia się potrzeba znalezienia nowego rozwiązania. Aby przedsiębiorstwa mogły zacząć korzystać z zalet, jakie niesie wdrożenie nowoczesnego rozwiązania do zarządzania magazynem (WMS), często muszą skonfrontować się z kilkoma powszechnie spotykanymi wyzwaniami, występującymi niezależnie od branży i wielkości firmy.

Przed wyborem systemu

Właściwe podejście do wyboru i implementacji systemu, wymaga dogłębnych analiz procesów w obrębie magazynu, identyfikacji obszarów do optymalizacji i zdefiniowania celów wdrożenia. Kolejnym krokiem jest określenie wymagań funkcjonalnych, które utworzą specyfikację programu magazynowego. Opisanie wymagań jest kluczowym zadaniem, wymagającym dużej precyzji. Należy liczyć się z potencjalnym problemem „klątwy wiedzy” autorów specyfikacji, która może przyczynić się do powstania istotnych nieporozumień. Warto zwrócić także uwagę, że podczas formułowania wymagań systemu, występuje naturalna tendencja do koncentrowania się na obszarach obecnie źle funkcjonujących. Akcentując procesy wymagające poprawy, nie można zapomnieć o pozostałych zadaniach systemu. Z punktu widzenia realizacji celów przedsiębiorstwa, istotne są nie tylko same funkcje systemu, ale również sposób w jaki realizowane są konkretne procesy magazynowe, strategie składowania i kompletacji.

Wybór systemu

Podczas wyboru programu istotne jest znalezienie kompromisu, pomiędzy chęcią maksymalnego dopasowania systemu do obecnej struktury i organizacji pracy magazynu, a modyfikacją dotychczasowych przyzwyczajeń. Wymaga to zbilansowania ryzyka zmian organizacyjnych i szans na optymalizację procesów. Przy wyborze systemu warto sięgnąć po rozwiązanie, które już w wersji podstawowej zawiera jak najwięcej istotnych dla przedsiębiorstwa funkcji. Jeżeli wybór padnie na system, który będzie wymagał znacznych modyfikacji, może się to  negatywnie przełożyć na czas i poziom komplikacji wdrożenia. Jeśli dostawca oprogramowania nie posiada odpowiedniego doświadczenia w tworzeniu takich modyfikacji, rośnie także ryzyko niedoskonałego działania systemu i potrzeby wielokrotnego nanoszenia poprawek. Bardzo ważnym elementem procesu decyzyjnego, powinno być nabycie wiedzy o tym, jak rozważane rozwiązania sprawdzają się w innych, najlepiej podobnie zorganizowanych magazynach.

Firmy posiadające rozbudowany system klasy ERP, często skłaniają się w stronę obsługi magazynu, poprzez zawarty w tym systemie moduł magazynowy. Zaletą takiego wyboru jest prostszy proces i niższy koszt wdrożenia, niż w przypadku dedykowanych systemów magazynowych. Wbudowany moduł magazynowy, jest też wtedy zintegrowany z pozostałymi komponentami ERP.

Alternatywą do stosowania integralnego komponentu magazynowego ERP, jest zewnętrzny, dedykowany system magazynowy (WMS). Program taki, dzięki posiadanym algorytmom, pozwala zoptymalizować pracę magazynierów i koszty składowania, lepiej sprawdzi się w realizacji złożonych procesów logistycznych. Zaletą zewnętrznego WMS, jest doskonalsza obsługa procesów w czasie rzeczywistym. Program  dostarcza aktualnej wiedzy m.in. o towarach uszkodzonych, dzięki czemu informacje o stanach magazynowych są w nim bardziej wiarygodne. Specjalistyczne systemy WMS, znacznie częściej niż moduły magazynowe ERP, poradzą sobie z problemem obsługi magazynów zautomatyzowanych, wyposażonych w system przenośników i układnic. Dla firm o złożonych lub specyficznych procesach magazynowych, wymagających większej elastyczności, optymalnym wyborem będzie zewnętrzny WMS. Modelowa sytuacja ma miejsce wtedy, gdy zewnętrzny WMS powiązany zostanie profesjonalnym interfejsem z systemem ERP.

Postawa pracowników

Równie dużym wyzwaniem co wybór programu magazynowego, może być niechęć osób, które mają go użytkować, jak i tych, których praca z jego powodu ulegnie zmianie. Wynika to z naturalnej obawy przed nieznanym. Negatywne odczucia może potęgować nieświadomość potrzeby zmian, złe doświadczania z innych wdrożeń, obawa przed koniecznością nabycia nowych umiejętności. Część pracowników może również obawiać się obniżenia ich pozycji w firmie, a nawet zwolnienia. Aby zminimalizować te negatywne emocje, wdrożenie systemu powinna poprzedzać rzetelna akcja informacyjna, w której wyjaśniona zostanie potrzeba zmiany i oczekiwane korzyści. Do wyboru oprogramowania, warto zaangażować jego przyszłych kluczowych użytkowników. Pozwoli to uniknąć sytuacji dyskomfortu wynikłego z narzucenia rozwiązań, sprawi że pracownicy będą utożsamiać się z wyborem. Nie można także zapomnieć, aby wszystkim osobom, które będą miały kontakt z systemem, zapewnić szkolenia w odpowiedniej ilości i jakości. 

Migracja danych

Gdy firma wymienia program magazynowy, ważną kwestią jest przeniesienie informacji ze starego systemu do nowego. Dzięki temu, że wiele programów magazynowych posiada funkcje importu i eksportu danych, migracja odbywa się z ich wykorzystaniem. Warto jednak pamiętać, że ze względu na skalę operacji, przenosi się zazwyczaj tylko dane dotyczące indeksów czy stanów magazynowych, a nie np. całą historię zleceń magazynowych.

W nieco innej sytuacji są firmy, które posiadają system ERP i zawarte w nim informacje magazynowe. Jeżeli wdrażany program WMS zostanie zintegrowany z ERP, przesłanie informacji między nimi nastąpi przy pomocy dedykowanego interfejsu. Warto jednak zaznaczyć, że oba systemy mogą różnić się podejściem i poziomem szczegółowości niektórych informacji, takich jak np. ewidencja uszkodzonych czy zwróconych towarów.

Cierpliwość i ciągłe doskonalenie

Wdrożenie systemu magazynowego nie kończy się w momencie rozpoczęcia w nim pracy. Nie można zapominać, że pierwsze miesiące od uruchomienia systemu to czas, w którym pracownicy doskonalą umiejętność obsługi. Często kształtuje się także nowa organizacja pracy i struktura magazynu. Aby osiągnąć maksymalne efekty z wdrożenia, funkcjonowanie systemu wymaga stałego monitorowania, ewaluacji i wyciągania wniosków.

Korzyści jakie może przynieść nowoczesny system magazynowy są na tyle duże, że warto dla nich zmierzyć się z wyzwaniami procesu wdrożenia. Dla operatorów logistycznych i firm dystrybucyjnych magazyn stanowi centralny punkt biznesu, a dla producentów jest coraz ważniejszym polem podnoszenia efektywności biznesu. Automatyzacja i optymalizacja pracy, skrócenie czasu realizacji zleceń czy wreszcie większa kontrola procesów w obrębie magazynu, to tylko niektóre korzyści czekające na końcu procesu wdrożenia.

 

Marek Wiązowski

Specjalista ds. Content Marketingu

Quantum Qguar

Tagi: automatyka magazynowa, case study, centrum logistyczne, dystrybucja, logistyka, magazyn, magazynier, operator logistyczny, palety, regały, studia przypadków, system wms, wózek widłowy, wózki widłowe

         

Background Image

Header Color

:

Content Color

:

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Jeżeli nie wyrażasz zgody na zapisywanie plików cookies, prosimy opuść stronę lub zablokuj takie pliki w ustawieniach swojej przeglądarki.