Poradnik: 5 rzeczowych argumentów za systemem WMS

 

 

Coraz częściej to na szefie firmowej logistyki spoczywa ciężar dobrej decyzji, „jedynie słusznej” odpowiedzi, jakiej trzeba udzielić decydentom – szefom firmy, prezesom czy dyrektorom finansowym – na pytanie: „WMS – wdrażamy czy nie?” .

Wdrożyć system WMS, czy może jeszcze poczekać…? Ten temat ciągle jest aktualny, a nasze obserwacje – płynące z doświadczeń ostatnich lat – pokazują, że dla wielu przedsiębiorców stał się on zagadnieniem pierwszoplanowym. To także efekt rozmów z uczestnikami regularnie organizowanych przez magazyn „Warehouse Monitor” spotkań warsztatowych „WarehouseLAB”. Co więcej – to na szefie firmowej logistyki spoczywa ciężar dobrej decyzji, „jedynie słusznej” podpowiedzi, jakiej trzeba udzielić decydentom – szefom firmy, prezesom czy dyrektorom finansowym. Powyższe stwierdzenie wynika np. z prowadzonych badań – na przykład: „Systemy informatyczne w polskich magazynach – raport 2014” – badanie zrealizowane przez Logisys.
Warto podkreślić, że system WMS nie jest problemem natury informatycznej, WMS jest specyficzną funkcjonalnością, która nie jest sformalizowana, w przeciwieństwie do ustawy o rachunkowości, w której dość precyzyjnie wyznaczona jest funkcjonalność informatyczna w zakresie finansów.

Co nam faktycznie da wdrożenie?
Zastanówmy się zatem, jakie najważniejsze bariery blokują decyzje o zakupie systemu WMS przeznaczonego do lepszego zarządzania magazynem.
Główną barierą dla dyrektora, prezesa, właściciela firmy może być brak przekonania, że zastosowanie systemu WMS może rzeczywiście polepszyć bieżący wynik finansowy przedsiębiorstwa. Zazwyczaj takie stwierdzenia pojawiają się w firmie wtedy, jeśli koszty wynikające z nieprawidłowo zorganizowanego magazynu nie są obserwowane i analizowane, a magazyn „jakoś sobie radzi”. Wniosek? Skoro tak, to przecież nie ma potrzeby tam inwestować…
Istotną barierą są również obawy formułowane przez menedżerów logistyki co do sensowności użytkowania systemu WMS w danym przedsiębiorstwie. Warto zwrócić uwagę na to, że wśród najwyżej punktowanych ryzyk, przedstawionych we wspomnianym raporcie Logisys, jest niewystarczająca wiedza dotycząca możliwych rozwiązań (20 proc. wskazań) oraz niepewność co do gotowości organizacji firmy na złożone i zaawansowane rozwiązania (18 proc.). Obawy te są naturalne, jeśli decyzje podejmowane są bez głębszego rozpoznania problemu. Obawy te tracą jednak na znaczeniu, jeśli do procesu decyzyjnego wkomponuje się analizę istniejącej sytuacji i syntezę możliwych rozwiązań. Innymi słowy, gdyby pierwotnie zainwestowano w opracowanie koncepcji wdrożeniowej, z której wynikać będzie, co tak naprawdę należy usprawnić i w jaki sposób tego należy dokonać. Po przeprowadzonej analizie, zostają bowiem jasno określone cele i możliwości ich osiągnięcia. Być może bowiem najpierw trzeba będzie usprawnić procesy magazynowe, wdrożyć nowe oznakowania, zaprojektować standardowe etykiety z kodami kreskowymi, określić punkty automatycznego poboru danych ze „świata rzeczywistego” do „świata wirtualnego” (komputerowego). Nowy stan wiedzy wynikający z nowego zorganizowania magazynu pozwala wówczas na podjęcie trafniejszych decyzji wyboru rozwiązania informatycznego adekwatnego do nowej organizacji magazynu.

Nawet najlepszy WMS niewiele zdziała w źle zarządzanym magazynie
Niestety, ale pokutuje jeszcze przekonanie decydentów o tym, że system WMS po jego zainstalowaniu i po uruchomieniu „sam poukłada” procesy w magazynie. Takie założenie jest nie tylko nadmiernie optymistyczne, ale i niebezpieczne dla zachowania ciągłości pracy magazynu. Należy bowiem pamiętać, że nawet najmniejsze, niekiedy mało istotne zatrzymanie systemu WMS, implikuje poważne problemy w realizacji przepływów magazynowych. System chwilowo nie działa, a samochody czekają na załadunek. Zaczyna się gorączkowe „naprawianie” systemu (co implikuje nowe nieoczekiwane „błędy”), a równolegle realizowana jest obsługa magazynu w układzie tradycyjnym, ponieważ samochód nie może czekać! Powstają rozbieżności między stanami rzeczywistymi a stanami komputerowymi. Pojawiają się zniecierpliwione stwierdzenia: „ten system jest do niczego, tylko nam utrudnia pracę”.
Oczekiwanie, że system „sam poukłada” procesy, sprawia, że często firmy (zapewne ze względów oszczędnościowych) nie opracowują przed wyborem konkretnego rozwiązania dokładnej koncepcji logistycznej dla własnych procesów lub zostawiają to do rozwiązania dostawcy systemu, nie angażując się we współpracę. Z tego może wynikać wniosek, że w miejsce koncepcji logistycznej wdrażane są informatyczne algorytmy opracowane dla innych użytkowników, niekoniecznie spójne z istniejącymi, rzeczywistymi procesami tego konkretnego magazynu. W ogólnym zarysie to zadziała, ale w szczegółach może dochodzić do patowych sytuacji, w których część procesów należy obsługiwać poza systemem WMS lub zostać zmuszonym do zmiany tych przebiegów.
W efekcie, tak wdrożony system okazuje się być niedopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa lub też jest trudny do zarządzania, co prowadzi do wydłużenia czasu wdrożenia i zwiększenia kosztów jego eksploatacji.
Takich „niespodzianek” można (trzeba!) uniknąć. Sposobem jest dobre przygotowanie już samej decyzji o wdrożeniu systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie magazynem. Powróćmy zatem do zagadnień, które powinny być dostrzegane przez szefa firmy (właściciela, prezesa) w procesie decyzyjnym prowadzącym do zastosowania w magazynie technik IT.

Argument pierwszy: złe składowanie towarów przyczynia się do strat
Pojęcie „wartość firmy” jest względne. Na ogół postrzegane jest przez pryzmat wymiaru finansowego (wielkość firmy, jej pozycja na rynku, wysoka konkurencyjność itp.). W rzeczy samej wartość firmy jest weryfikowana regułami kupna – sprzedaży. Firma jest warta tyle, ile zechce za nią zapłacić potencjalny nabywca. Na wartość funkcjonującej firmy, np. handlowej, można też spojrzeć z innej strony. Aby sprawnie działać na rynku i zapewniać wysoki poziom obsługi klienta, firma handlowa musi gromadzić zapasy oferowanych przez siebie towarów. W każdym przypadku faktyczna wartość zgromadzonego zapasu na ogół zawsze znajduje się w magazynie. W przypadku np. pożaru firmy, dość łatwo można odtworzyć część biurową, kupić nowe komputery, biurka i szafy. Dużo trudniej jest jednak odtworzyć pozycję na rynku, gdy nie ma czym handlować, a w dodatku wartość straconego zapasu wielokrotnie przekracza wartość odtworzenia biura. Jest to skrajny przykład, ale dobrze uświadamiający, gdzie lokuje się faktyczna, wymierna wartość firmy. Pożar to kataklizm piorunujący, natomiast zła organizacja składowania zapasów to kataklizm rozciągnięty w czasie.
Jeżeli szef firmy postrzega zyskowność swego przedsiębiorstwa wyłącznie poprzez przychody wynikające ze sprzedaży, to rzeczywiście trudno jest znaleźć sensowne argumenty dla poprawy organizacji procesów magazynowania. Jednym z argumentów przekonujących szefa firmy jest uświadomienie mu, że składowanie zapasów to koszty nie tylko amortyzacyjne, ale również koszty wynikające ze strat spowodowanych złą organizacją działania magazynu. Można z dużym prawdopodobieństwem założyć, że jeśli szef zobaczy, jak zakupione towary niszczeją w fatalnie zorganizowanym magazynie, to będzie o wiele bardziej skłonny do podjęcia rozmów o konieczności dokonania inwestycji w nową organizację magazynu. Przy okazji wyposażając go w system WMS.

Argument drugi: w magazynie z systemem WMS można obniżyć ogólne koszty pracy
Kluczowym w tym momencie argumentem będzie wykazanie szefowi (inwestorowi), że rozmiar pracy związanej z obsługą danej czynności magazynowej, np. dotyczącej przyjęcia towaru do magazynu (zakupu) lub jego wydania z magazynu (sprzedaży), jest stały w tradycyjnej organizacji magazynu i w magazynie zarządzanym systemowo.
Wszystkie informacje o przyjęciu/wydaniu towaru zapisywane na dokumentach papierowych (w tradycyjnej organizacji magazynu) prędzej czy później muszą zostać wprowadzone przez jakiegoś pracownika do jakiegoś komputera – na ogół do systemu ERP wspomagającego finansowe zarządzanie firmą. Tej pracy na ogół się nie zalicza do czynności magazynowych, co stwarza przekonanie, że wprowadzenie informatyki do magazynu niewiele pomoże, a być może nawet dodatkowo utrudni codzienną pracę.
Warto jednak uświadomić decydenta finansującego zakup systemu WMS, że zastosowanie systemu automatycznej identyfikacji wielokrotnie usprawnia pracę magazynu. Znaczną część rozmiaru pracy wykonuje system. Zadaniem dla magazyniera jest tylko pozyskiwanie danych o przyjmowanych/wydawanych towarach. Dla magazyniera są to proste czynności, polegające na skanowaniu kodów kreskowych z etykiet umieszczonych na opakowaniach z towarami. Pozyskane w ten sposób dane są algorytmicznie przetwarzane przez system WMS, nawet łącznie z przygotowaniem danych do automatycznego zaksięgowania zakupu/sprzedaży w systemie finansowym firmy (ERP). Wymaga to oczywiście odpowiedniego oprogramowania tych fragmentów procesu. Robi się to jednak tylko raz (na etapie wdrażania systemu), a wykorzystuje się to nieskończenie długo.
Warto pamiętać, że inwestycja w zastosowanie automatycznej identyfikacji w magazynie jest wydatkiem jednorazowym. Jej rezultatem będzie natomiast wyeliminowanie wszelkich prac dokumentowo-manualnych związanych z rejestrowaniem nie tylko przyjęć/wydań, ale wszelkich prac dotyczących rozliczenia ich obsługi.

Argument trzeci: można spodziewać się korzyści natury ogólnej
Zastosowanie automatycznej identyfikacji towarów (oczywiście łącznie z systemem informatycznym klasy WMS, bo tylko wtedy to ma sens), przyniesie korzyści, dla których argumentacja wydaje się być oczywista:

Argument czwarty: można się spodziewać korzyści łatwo mierzalnych
Korzyści mierzalne zawsze łatwiej docierają do decydentów. W przypadku systemu WMS mówimy jednak o korzyściach mierzalnych w obszarze logistyki, mniej w wartościach finansowych, chociaż niektóre z nich znacznie redukują koszty działalności magazynu, czyli również całej firmy.
Możemy w tym obszarze wyróżnić zestaw 6 argumentów (wraz z uzasadnieniami), które powinny dość łatwo dotrzeć do zastanawiającego się nad wydatkowaniem środków na wdrożenie systemu WMS szefa firmy. Można się spodziewać, że łatwo mierzalnymi będą poniżej zasygnalizowane korzyści.

Argument piąty: mogą też wystąpić korzyści trudno mierzalne
Korzyści trudno mierzalne mogą wbrew pozorom łatwiej dotrzeć do świadomości decydentów, ponieważ często działają oni, bazując na strategicznym postrzeganiu działalności swojej firmy. Zatem korzyści trudno mierzalne, ulokowane w sferach intuicyjnych, mogą przeważyć szalę wątpliwości. Korzyściami trudno mierzalnymi (dość oczywistymi) mogą wymienione poniżej:

Tekst: Jerzy Majewski, Instytut Logistyki i Magazynowania

Tekst ukazał się w drukowanym i elektronicznym wydaniu magazynu „Warehouse Monitor” (edycja Lato 2016). Co jeszcze w wydaniu?

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce lub w konfiguracji usługi. Polityka prywatności.